Cualquiera que alguna vez haya perdido su tiempo en un reunión de trabajo estará de acuerdo en que muchas veces hace falta una persona que tome el liderazgo y facilite la sesión para que realmente sea productiva.

Facilitar reuniones es mucho muy diferente a convocar a una junta, pararse al frente y pasar un montón de diapositivas de Power Point. La facilitación tiene que ser vista como un factor clave para los retos dinámicos de la actualidad que exigen de un trabajo colaborativo.

Entre nuestras lecturas constantes que abordan este tema, en el equipo editorial de Proyectum encontramos un artículo que nos pareció interesante a todos y consideramos buena idea compartirte los puntos más relevantes.

Dicho artículo lleva por título What “Facilitation” Really Means And Why It’s Key To The Future Of Work, del autor Brandon Klein. A continuación queremos compartir contigo los 5 puntos clave de este artículo que aborda el tema de la facilitación.

1- ¿Qué es la facilitación? La facilitación no se trata de presentaciones aburridas. Es un proceso para reunir a grupos de personas para resolver cualquier problema. Se reduce a la comprensión de las herramientas y la estructura que ayudan a las personas a colaborar.

2- El facilitador. Para ser un facilitador eficaz no se requiere que sea un gerente o que tenga una cierta cantidad de experiencia en un puesto de trabajo, solo tiene que desarrollar un conjunto de habilidades que le otorguen estructura para saber cómo enfocarse en la reunión, establecer objetivos, facilitar el debate y dirigir grupos de todos los tamaños hacia soluciones creativas.

La persona que organizó la reunión no se debe convertir en el facilitador por defecto.

3- No compartas una agenda. Las agendas funcionan bien cuando tus sesiones son un caos sin sentido y estructura. Pero si has logrado superar esto y para ti ya es un hábito mandar la agenda previo a cada reunión, es momento de decirte que lo dejes de hacer.
Al eliminar la agenda, harás que la gente sude, y eso es algo bueno, ya que pensarán de forma más creativa de lo que podrían estar acostumbrados. Los puedes ayudar si previamente les compartes los objetivos de la reunión, pero solamente eso.

4- Aprovecha el tiempo. Es momento de que utilices el tiempo de manera eficiente. Aquí un ejemplo, si una persona tiene la intención de hablar extensamente al grupo, incluso si solo son 5 minutos, reduce ese tiempo a la mitad. Después, solicita al orador potencial que escriba sus puntos principales y comparta una copia impresa para que los asistentes lean en silencio.

Los facilitadores efectivos saben que las personas pueden leer dos veces más rápido de lo que cualquiera puede hablar.

5- Aprovechar la diversidad. Las personas con diferentes antecedentes y puntos de vista trabajando en el mismo problema tienen más posibilidades de llegar a soluciones creativas. Una de las razones por las que la facilitación se está convirtiendo en una habilidad laboral aún más importante en el futuro es porque las organizaciones necesitarán personas que sepan cómo aprovechar toda esa diversidad de pensamiento y canalizarlo productivamente.

Lograr que un grupo de personas trabajen colaborativamente nunca ha sido fácil. Esto se complica aun más cuando los desafíos en los que se trabaja crean incomodidad, ansiedad o temor. Pero esas inquietudes no van a desaparecer y esa es una razón más para capacitar facilitadores en cada nivel de tu empresa. Así que comience a practicar la facilitación ahora y tendrá una cultura de trabajo lista para los retos dinámicos que aparecen cada día.

Curso Facilitación

Artículo original: Fast Company.
Traducción y adaptación por: Omar García.

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