Las reuniones de trabajo pueden llegar a ser una gran pérdida de tiempo, sin embargo son necesarias y se tienen que realizar de forma periódica.

Me atrevo a decir que a todos nos ha tocado estar en juntas de trabajo poco productivas y me atrevo también a decir que no se requiere gran ciencia para dar un cambio positivo a esta situación. Las recomendaciones que a continuación te comparto son bastante simples pero generan un gran impacto.

1- Definir una agenda y cumplirla.

Un error bastante común es el hecho de que las reuniones no son planeadas y es común que los involucrados se reúnan sin tener claro el por qué están ahí.

La recomendación es que antes de convocar a una reunión te tomes unos minutos para planear la sesión, lo indispensable que tiene que resultar de esta planeación es una agenda en la cual se debe encontrar al menos los siguientes elementos: objetivo de la reunión, las personas que deben estar presentes, el horario de inicio y fin, los temas a tratar con el tiempo aproximado que se les va a dedicar a cada uno y especificar el lugar de reunión, presencial, virtual o mixto.

Una vez que has logrado tener esta agenda es importante que te apegues a ella y no se quede en el olvido, verás que tus reuniones iniciarán, terminarán y se abordarán los puntos de la agenda, de acuerdo a lo planeado.

2- Convoca exclusivamente a las personas necesarias.

Tener a un montón de personas que solo están perdiendo el tiempo en la junta porque no saben ni por qué fueron convocados es otro error común.

Como parte del trabajo que realizarás para la planeación de tu junta, tienes que pensar en aquellas personas que son realmente necesarias que estén presentes. Una vez que identificaste a estas personas es importante que las convoques a la reunión y les compartas la agenda de la misma, de este modo, ellos conocerán los objetivos y tendrán una idea más clara del por qué fueron requeridos.

3- Asignar el rol de facilitador.

Otro error que es común detectar en las reuniones es cuando el tema de conversación no está fluyendo adecuadamente, ya sea porque alguien se adueño de la palabra desde hace varios minutos, porque quedamos atrapados en una discusión sin sentido o porque simplemente ya sea está platicando muy amenamente de temas que no tenían nada que ver con el objetivo de la reunión.

Para que esto no vuelva a suceder es importante asignarle el rol de facilitador a alguien, no es estrictamente necesario que este rol lo juegue quien convocó la reunión. Pero sí es importante que la persona que se vuelve el facilitador de la reunión, cuente con las habilidades necesarias para conducir una reunión y que sepa destrabar o regresar al objetivo original la conversación.

4- Contempla la tecnología.

La tecnología debería ser siempre utilizada como una herramienta que nos generé beneficios y nos facilite las cosas. Sin embargo, un error común es que las herramientas tecnológicas, ya sea chats, teléfonos, proyector, etcétera, cuando no se contemplan en la planeación, pueden quitarnos tiempo valioso.

Al especificar el lugar de reunión en la agenda, es importante dejar en claro si será necesario utilizar un proyector o generar un link para las personas que se vayan a conectar vía remota a través de un chat o sesión de video conferencia. Además de esto, es importante probar estas herramientas tecnológicas unos minutos antes de la hora inicial de la reunión.

5- Llega a conclusiones.

Al llegar al final de una junta de trabajo que se prolongó más de lo esperado, muchas personas comienzan a salir corriendo de la reunión sin haber llegado a una conclusión. El grave error está en no llegar a acuerdos y generar esa sensación en los participantes de que la junta solo fue pérdida de tiempo.

Como parte de la agenda de la reunión, es importante destinar los últimos minutos para llegar a conclusiones, en las cuales, se puede aprovechar para asignar responsabilidades a los participantes, para que todos estén enterados de los compromisos generados a raíz de la reunión, entre algunas cosas más.

Llegar a conclusiones permite a los participantes darse cuenta del valor de haber estado reunidos.

Seguramente se te han hecho conocidos los errores aquí mencionados y también es seguro, que tienes más recomendaciones para que las juntas de trabajo sean efectivas. Por favor compártelas en los comentarios.

Sobre el autor: Omar García.

Facilitación de reuniones

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