Cierta vez, estaba a punto de comenzar un taller facilitado con un buen cliente. Una de mis colegas sudafricanas, Michelle Booysen, una consultora sudafricana en el área de gestión de proyectos y procesos, fue invitada a la sesión. Nos estábamos preparando para empezar a trabajar cuando confesé que estaba aterrorizado:

—- “No importa lo que haga, siempre que estoy por facilitar una sesión tengo mucho nervio y miedo”.

Michelle es una consultora experta y tiene una gran experiencia en dirección de proyectos usando la facilitación como una herramienta cotidiana. Michelle me miró fijamente con sus hermosos ojos azules y me dijo:

— “¡Qué alivio! Ya no me siento tan sola” —. Contestó con sinceridad.

Los dos nos reímos y nos sirvió para relajarnos antes de la sesión, que al final resultó ser todo un éxito.

Al reflexionar sobre lo que sucedió aquel día, me llevó a recordar cuando obtuve mi credencial como Project Management Professional (PMP). Ese día pensé que tener la certificación era el escalón final en mi carrera profesional. No podía estar más equivocado. Poco tiempo después de pasar el temido examen de certificación me di cuenta de que ese, era solo un básico inicio en el apasionante oficio de la dirección de proyectos.

Desde entonces, he comprobado que, para sobresalir como director de proyecto y en general como profesional, tienes que tener una actitud humilde y estar siempre con las antenas prendidas para aprender de cualquier situación que suceda a tu alrededor.

Una de las habilidades que más tiempo me ha tomado en dominar es el de manejar adecuadamente las reuniones de trabajo de los proyectos que me ha tocado gestionar. Crear confianza, fomentar las relaciones y mejorar la comunicación entre los participantes, buscando un mayor consenso de las partes interesadas requiere capacidades adicionales a las qué desarrollé para obtener mi PMP.

Años después, cuando me certifiqué como Scrum Master me di cuenta que al coordinar un equipo Scrum uno realmente actúa como facilitador del grupo para que las cosas funcionen bien.

Ser un facilitador de grupos es un difícil arte que vale la pena dominar. He utilizado talleres facilitados para construir planes de proyectos, revisar declaraciones de misión y visión, modelar procesos de negocios, establecer diagramas de red de proyectos complejos y revisar los entregables, establecer prioridades para Sprints de procesos y de acciones de mejora, definir criterios de evaluación de proveedores para procesos de compras, entre otras muchas cosas.

Algo crítico que he aprendido al irme transformando en facilitador de grupos es que, en cualquier ámbito en donde confluyen personas de diferentes profesiones para lograr un objetivo, coexisten dos elementos de los que debemos estar conscientes:

1. El proceso. Que es la forma en que los participantes interactúan para lograr el resultado esperado.
2. El contenido. Que es la temática que se desarrolla como parte de la sesión.

El primer elemento es responsabilidad del facilitador del grupo y es necesario hacer un trabajo de diseño de la sesión, usando un conjunto de dinámicas y actitudes que ayudarán al grupo a encontrar su propia respuesta.

El segundo elemento lo contribuyen los participantes, algunos también los denominan como expertos del tema/área (subject matter experts).

El problema es cuando los expertos del tema quieren manejar al grupo sin escuchar a los demás en lugar de generar un proceso adecuado para el consenso.

Pero cuando los dos elementos se conjuntan correctamente los resultados, algunos dirían, son casi mágicos, pues además de alcanzar los resultados esperados, los participantes saldrán energizados, con relaciones más fuertes entre sí y con una mejor actitud individual y de equipo ante los desafíos que supone el proyecto.

Aunque siempre es un desafío, si entiendes cómo desempeñar el papel de facilitador, estarás liderando de una manera innovadora para que tu equipo alcance el éxito.

Cuando descubrí este oficio de ser facilitador y pude palpar la magia de sus resultados, me di a la tarea de buscar algunas referencias. En este sentido, además de algunos libros, encontré una organización que se especializa en esta disciplina y no pude resistir el llamado, desde entonces soy miembro de la International Association of Facilitators (IAF), en donde, por cierto, han desarrollado una certificación profesional en esta materia.

Se dice que no aprenderás a nadar leyendo un libro. Debes atreverte a intentarlo y aprender haciendo.

¿Y tú? ¿Has desempeñado el papel de facilitador como director de proyecto o impones tus ideas a los demás? ¿Cuáles han sido las claves para convertirte en un facilitador exitoso? ¿Cuál ha sido tu desafío más grande?

En uno de nuestros últimos webinars tuvimos la oportunidad de tocar el tema más a profundidad con nuestros amigos de Kunlaboro® Latinoamérica, por lo que te invitamos a revisarlo y aprender un poco más de esta enriquecedora disciplina.

En TenStep, en colaboración con nuestros amigos de Kunlaboro® Latinoamérica, hemos desarrollado un laboratorio, en donde practicamos continuamente nuestro diseño de sesiones y nuestras técnicas de facilitación, esto sin duda, nos ha ayudado a generar cierto músculo. ¿Te gustaría conocer más al respecto? Puedes visitar el siguiente link.

Por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP.

Facilitación de reuniones

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