Vivimos tiempos de extrema aceleración en prácticamente todos los ámbitos: la tecnología, la política, la educación, la comunicación, etc. Muchas organizaciones y dueños de empresas, pequeñas y medianas en su mayoría, luchan por que sus organizaciones sobrevivan más allá de la visión de su líder. Es decir, buscan asegurar la continuidad de la operación, reduciendo la dependencia de su(s) fundador(es). En esa lucha, enfrentan una competencia extendida y que no da tregua.

Así, los líderes de las organizaciones tienen un creciente enfoque hacia el desempeño, la eficiencia y los resultados, se espera que ellos no solo sirvan para guiar a las organizaciones y al equipo de colaboradores, sino que también pongan en práctica estrategias para entregar resultados consistentes.

Transformación, el resultado de cualquier proyecto

La forma en que las organizaciones alcanzan sus objetivos estratégicos es la realización de proyectos. El Project Management Institute es la organización más influyente en el mundo alrededor de la disciplina de dirección de proyectos. Ellos llevan más de 20 años publicando y puliendo el estándar de facto para administrar proyectos e incrementar las posibilidades de éxito: La Guía PMBOK®

Sin embargo, este estándar, cuya 6ta edición está por ver la luz este 2017, no se preocupa por la transformación que está asociada a cualquier proyecto. Es decir, en sus 10 áreas de conocimiento, sus 47 procesos y 666 Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas, no se habla ni de broma, de cómo preparar a la organización para esta transformación inherente asociada a cualquier proyecto. Considero que esto es un hueco que debería ser atendido para hacer redonda la guía. Sin embargo, en la 6ta edición se continua con este vacío.

Por eso, en nuestra práctica de consultoría, hemos desarrollado un modelo que llamamos Administración de las Ideas, con el cual, hemos ayudado a algunos de nuestros clientes a lograr el equilibrio necesario para poder entregar resultados consistentes.

Administración de las ideas, un modelo de transformación centrado en la gente

4 subsistemas

Se dice todo el tiempo y se lee frecuentemente: “la gente es el activo más valioso de una organización”. Esto es verdad solo a medias, pues si las organizaciones no cuentan con mecanismos diseñados que ayuden a que conscientemente se aproveche al máximo el talento de sus colaboradores, entonces la frase se queda en el mundo de la utopía.

Así, en el centro del modelo de Administración de las Ideas, está primero el subsistema de las ideas, que viven en cada persona. Es imprescindible que la organización cuente con mecanismos apropiados, para cosechar y aprovechar esas ideas, de modo que se pongan a su servicio.

En la parte superior del modelo está el subsistema de estrategia. Las ideas que son canalizadas a este subsistema, ayudan a definir el rumbo de la organización, buscando siempre la diferenciación. Dentro de este subsistema deben existir un conjunto de procesos, reglas de negocio, criterios, roles, etc. que son de gran utilidad para el líder de la organización.

En la parte inferior derecha, están los proyectos. El subsistema de proyectos, es el conjunto de herramientas con que cuentan los líderes de negocio para poder concretar la estrategia. En este subsistema existen un conjunto de mecanismos que contribuyen a mantener el foco en la ejecución de la estrategia, es decir, en los proyectos que mayormente contribuyen en materializar la visión estratégica de la organización.

El cuarto y último subsistema con que cuentan los líderes de negocio es el de Procesos de Negocio. En este subsistema está el conjunto de herramientas con el que cuenta la organización para entregar resultados de manera consistente al mercado.

Lo más valioso que hemos encontrado en este modelo es que la gente es el eje de actuación para echar a volar el engranaje. Una condición para poder implementar estos subsistemas y para poder equilibrarlo es, que los colaboradores sean artífices de la solución. Más adelante abundo sobre este concepto de implementación colaborativa.

Nosotros decimos que estos 4 subsistemas: Gente, Estrategia, Proyectos y Procesos deben estar en balance constante y consciente. Es ese balance lo que tiene como consecuencia que las organizaciones den resultados repetibles y sostenibles en el tiempo.

Pero ese balance no se alcanza fácilmente, incluso una vez alcanzado debe ser validado continuamente pues de no hacerlo, la entropía puede hacer de las suyas y con el tiempo, perder efectividad y eficiencia.

Características de una transformación exitosa

Ahora bien, tomemos en cuenta que las organizaciones son sistemas abiertos, dinámicos y complejos, esto hace que la aventura de transformación se torne varias veces más complicada. ¿De qué medios se pueden valer los aurigas corporativos para transitar exitosamente el mar de la transformación?

No es un secreto que el proceso de cambio puede ser doloroso e incluso traumático para algunos. Sin embargo, con un enfoque apropiado, el cambio no solo puede ser una realidad, sino una oportunidad de desarrollo importante para los colaboradores.

En nuestra experiencia, una transformación exitosa debe cumplir con las siguientes características:

1. Contar con el consabido patrocinio del más alto nivel. El soporte que requiere una implementación de estas características y proporciones requiere que la alta dirección le de el soporte y patrocinio adecuado.

2. Involucrar activamente a la gente. Tanto a la que va a conducir y participar en el proyecto como la que se va a ver impactada por el cambio. Esto implica que su punto de vista debe ser considerado y tomado en cuenta desde la verbalización de las oportunidades o problemas, hasta la configuración de una propuesta de solución.

3. Identificar el campo de fuerzas. Alrededor de todo proceso de transformación hay un campo de fuerzas en equilibrio, el padre del Desarrollo Organizacional Kurt Lewin las denominó fuerzas restrictivas y fuerzas impulsoras. Para propiciar el cambio, se debe provocar un desequilibrio en estas fuerzas de manera que las impulsoras se refuercen y las restrictivas se debiliten. Esto, además de la energía puesta en la transformación, contribuirá a mover la línea del lugar en donde está, al lugar donde se quiere llegar.

4. Pensar en grande. Es importante tener el fin en mente, establecer la gran visión de hasta donde se quiere llegar. Esto dará rumbo a los colaboradores y los ayudará a visualizar mejor el mundo al final del camino, lo que puede representar una fuente inagotable de motivación para el equipo.

5. Moderar el esfuerzo de transformación. Es importante acotar los esfuerzos de implementación, de manera que siempre se esté actuando en un nivel de alto impacto, baja complejidad. Esto asegura la entrega de resultados utilizables para la organización, minimizando desviaciones y riesgos. Además, al tener implementaciones de baja complejidad se genera una inercia positiva hacia el proceso de cambio.

El Modelo de Administración de las Ideas existe como un modelo de partida, para balancear el trabajo de una organización y que ésta se oriente a generar resultados consistentes, sustentables y repetibles.

Ahora hablemos del modelo de implementación. El cual, coincidentemente tiene 4 ejes:

1. El subsistema de entorno: Este representa la influencia que ejerce el entorno externo a la organización, el propio contexto organizacional y el foco estratégico de competencia. Ante una transformación se debe evaluar el entorno para identificar qué aspectos deben cuidarse.

2. El Subsistema Gerencial o Directivo: En este eje, se encuentra la visión, la misión, las creencias, la forma en que se toman las decisiones, la forma en que fluye la comunicación, el nivel de engagement que tiene la directiva con el proceso de transformación y su estilo de liderazgo.

3. El Subsistema Técnico: Este comprende aspectos como la tecnología de información, las metodologías de trabajo, maquinaria, procesos, formulas, equipos, estructura, roles y responsabilidades, todos ellos son factores que pueden favorecer o inhibir los cambios que se quieren implementar.

4. El Subsistema Humano – Social: Representa la gente que cuenta con habilidades, conocimientos, competencias, motivación, necesidades, toma de decisiones, expectativas, etcétera.

Al momento de preparar la transformación, además de considerar las recomendaciones anteriores, es importante que consideres que un cambio sostenible en el tiempo es aquel que considera estos 4 ejes de actuación y ejerce un nivel de energía equivalente en cada uno de ellos.

¿Y tú? ¿Cómo estas enfrentando la transformación de tu organización?

Por: Lic. Jorge Valdés Garciatorres. PMP, SMC.

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