Las conversaciones cara a cara permiten que los interlocutores, en la mayoría de los casos, logren captar el mensaje que se les ha transmitido. Esto gracias al tono de voz, las gesticulaciones y la mirada. En esta era donde nos comunicamos a través de distintos medios como el WhatsApp, el mensaje que se quiere transmitir muchas veces no es captado como se tenía contemplado.

Aunque es verdad que los servicios de mensajería instantánea nos han beneficiado para tener un canal de comunicación inmediato, también existen detalles que pocas veces resolvemos y que pueden llegar a perjudicar nuestras comunicaciones.

A continuación presentamos una lista de 5 consejos para que nuestras comunicaciones a través de WhatsApp y otros servicios de mensajería instantánea se lleven a cabo de manera adecuada.

1- Determinar el medio de comunicación.

WhatsApp tiene más de mil millones de usuarios, por lo que se ha vuelto el servicio de mensajería más popular. Pero quizá, este servicio no es el que mejor se acomoda a tus necesidades o a las de tu equipo de trabajo. Slack es un servicio que combina las bondades del correo electrónico y WhatsApp, y desde su aparición en el mercado se ha enfocado a un ambiente más profesional.

Ya sea que decidas utilizar Slack, WhatsApp u otro servicio de mensajería, es importante que todos en tu equipo estén enterados y comiencen a utilizarlo como una herramienta más de trabajo.

2- Establecer horarios.

Desde la aparición de Internet, la línea que divide el horario de oficina y el personal, se ha vuelto cada vez más delgada hasta el punto de prácticamente desaparecer. En países como Francia se han implementado medidas que prohíben enviar correos electrónicos fuera del horario de trabajo. Pero Francia es la excepción, la mayoría de nosotros nos hemos acostumbrado a seguir conectados a la oficina a través del correo, WhatsApp o algún otro medio.

Una vez definido el medio, es necesario establecer reglas y horarios. Al hablar de mensajería instantánea cualquiera esperaría que al escribir un mensaje, la respuesta llegué así, de manera “instantánea”. Lo anterior no puede ser posible si ya estas fuera de la oficina ocupando tu mente en otras actividades, incluso en la oficina, no puedes estar revisando el teléfono cada 2 minutos para ver las notificaciones. Junto con tu equipo establezcan horarios y tiempos de respuesta.

3- Reglas de etiqueta.

Siguiendo con las reglas. Si ya elegiste WhatsApp, o algún otro medio, como una herramienta más de trabajo, se le debe tratar con la misma formalidad con la que se llevan las relaciones en la oficina. Si el ambiente en la oficina es relajado, se espera lo mismo en el grupo de chat, pero hay que tener cuidado de no caer en los excesos. La misma naturaleza de informalidad de las redes sociales y aplicaciones como WhatsApp, pueden hacernos relajar más de la cuenta.

Se debe procurar siempre tener en cuenta que no estamos texteando en el grupo de los amigos para planear la salida del fin de semana, es un medio para hablar de cuestiones del trabajo. No queremos inundarnos con notificaciones de memes graciosos.

4- Plan B.

Hemos adoptado WhatsApp de buena manera en nuestra vida laboral, pero… ¿qué pasa cuando el servicio no está disponible? Ya sea porque falló, que ya ha ocurrido, porque alguien del equipo se quedó sin conexión a Internet o cualquier otra contingencia.

A pesar de que hoy en día tenemos una infinidad de medios para comunicarnos, muchas veces nos apegamos tanto a un servicio que cuando deja de funcionar entramos en pánico. Lo importante es anticiparnos a las posibles contingencias y tener definido cuáles serán las alternativas. El gran número de posibilidades se puede volver en nuestra contra cuando tenemos la urgencia de comunicarnos.

5- Delimitar.

Ha sucedido con el correo y está sucediendo con WhatsApp, gastamos varios minutos intercambiando mensajes para solucionar un detalle que bien pudo haberse solucionado en un par de minutos si se hubiera tratado directamente. ¿En qué momento se vuelve un exceso estar intercambiando mensajes? Puede resultar cómodo estar desde tu asiento escribiendo mensajes a un miembro de tu equipo de trabajo, pero… ¿resulta eficaz?

La mejor redacción de un mensaje en WhatsApp nunca podrá reemplazar una conversación cara a cara. ¿Necesitas resolver algo a la brevedad? ¡Levántate del asiento y entabla una conversación de frente a tu colega! Las emociones transmitidas a través de una mirada o un gesto, jamás podrán ser remplazadas por unos emoticones.

La comunicación siempre será un factor importante para desarrollar equipos de trabajo funcionales. Deseamos que con estos consejos la mancuerna entre los servicios como WhatsApp y la comunicación con tus colaboradores se consolide de manera positiva.

Sobre el autor: Omar García

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