Poder crear un sistema de comunicación entre tu equipo de trabajo que sea eficaz a pesar de la distancia, pero sobre todo, tener la confianza de que tus colaboradores cumplirán sus objetivos de trabajo sin necesidad de verlos sentados frente a sus computadoras de la oficina durante 8 horas, son los primeros pasos que debes dar si estás contemplando la idea de tener equipos de trabajo virtuales.

En este mismo espacio hemos dado recomendaciones para trabajar fuera de la oficina y le hemos dedicado varios artículos a la importancia de la comunicación. Sabemos de antemano que en una organización tradicional, generar un entorno donde la comunicación fluya de manera adecuada entre los equipos de trabajo es algo complicado, ahora, el establecer un entorno virtual donde los colaboradores trabajen fuera de la oficina, para muchos es inimaginable.

El futuro del que se mencionaba hace algunos años ha llegado, la gran variedad de medios para comunicarnos y la flexibilidad de estos para poder realizar nuestro trabajo sin importar dónde nos encontremos ha dado lugar a las oficinas virtuales. Un cambio así de radical, donde las organizaciones tradicionales, acostumbradas a lugares de trabajo, oficinas y salas de juntas, pasan a tener colaboradores trabajando a distancia, sin duda se enfrenta a un variado número de desafíos, entre los que queremos destacar dos, la infraestructura necesaria y la confianza.

Hablemos de la infraestructura, la cual tiene como principal objetivo que la comunicación sea eficaz. Está infraestructura se compone de múltiples herramientas, necesarias para que la información sea obtenida por todos los interesados en el momento oportuno, en general, debe ser fácil de aprender y todos la deben utilizar. Con la amplia gama de servicios y herramientas de las que disponemos para comunicarnos, es normal que cada individuo tenga sus preferidas. Sin embargo, si se contempla trabajar en un entorno virtual, va a ser necesario que se unifiquen las comunicaciones.

Aunque tal vez la mayoría de las personas utilicen WhatsApp, quizá por mayor funcionalidad se decreté que el sistema de mensajería instantánea a utilizar sea Slack, una herramienta de comunicación muy utilizada en startups. Lo mismo para compartir archivos, tal vez muchos lo prefieran adjuntar a un correo, pero al unificar las comunicaciones para la infraestructura del entorno virtual se determina que lo mejor es usar un servicio en la nube tipo DropBox en el que se crearán directorios de acuerdo a los equipos de trabajo. Al igual que los ejemplos anteriores, se debe definir todos los medios a utilizar, cómo serán utilizados y en qué condiciones sí aplican o no, es como dejar establecidas las reglas del juego para que no vaya a ver impedimentos en la comunicación.

Ahora tocaremos el tema de la confianza. La creación de equipos de trabajo virtuales debe fundamentarse en una base solida de confianza, una característica que, como en toda relación, debe ser bidireccional y que toma un cierto tiempo para otorgarse.

No todos los colaboradores son aptos para trabajar en entornos virtuales, al igual que no todas las organizaciones son las correctas para trabajar así, estas personas deben tener como cualidades, ser auto disciplinados y una necesidad limitada de socializar, además de tener la experiencia necesaria para realizar su trabajo sin necesidad de la aprobación o supervisión de cada paso que dan.

Los colaboradores a su vez, requieren un nuevo estilo de liderazgo, en donde el líder confía plenamente en sus colaboradores sin necesidad de verlos a diario cara a cara. Estos líderes están conscientes que la incertidumbre de buscar a una persona de su equipo en el chat y que se encuentre desconectado, es igual a cuando lo busca en la oficina y salió por un café. Al igual, está consciente que, siempre y cuando esté resuelto el tema de infraestructura, las probabilidades de que su equipo cumpla sus objetivos, son las mismas si trabaja en la oficina o en otro punto geográfico.

El buen desempeño de cada individuo aumentará la confianza, la incompetencia y los objetivos no alcanzados, la debilitarán.

Resolver el tema de la infraestructura para que la comunicación sea oportuna y adecuada, pero sobre todo generar una confianza solida con tu equipo de trabajo son los primeros pasos que debes dar si pretendes implementar un entorno virtual en tu organización.

Sobre el autor: Omar García

Artículo basado en: Can Your Infrastructure Support A Virtual Organization? De Deborah Bigelow

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