Por: Jorge Valdés Garciatorres, PMP

“Usa la misma medida para comprar que la que usas para vender”

Hay ocasiones en las que las organizaciones buscan proveedores para cubrir ciertas necesidades. Puede ser que busquen consultoría, personal experto, colaboradores, software, equipo, etc. El proceso de selección de proveedores no es difícil, pero puede consumir bastante tiempo. Para necesidades mas complejas de adquisiciones debes considerar comenzar un plan de administración de compras. Los siguientes procesos pueden ser usados en casi cualquier proceso de selección de proveedor.

1. Reunir y clasificar los criterios de selección de proveedor

Una vez que la organización ha determinado que se requiere contratar a un proveedor para cubrir un conjunto de necesidades de negocio, es necesario empezar por identificar aquello que necesitas adquirir de forma detallada.

Es difícil seleccionar un proveedor cuando no estás seguro de cuales son tus requerimientos. Haz preguntas como:

• ¿Qué problema queremos solucionar con un proveedor?
• ¿Cómo utilizaremos sus productos o servicios?
• ¿Qué entregables producirán?
• ¿Necesitamos referencias?
• ¿Cuáles son nuestras restricciones de costos?
• ¿Qué aspectos son importantes para nosotros y cómo los vamos a evaluar?

Cada criterio debe ser calificado con una escala numérica, o de tipo alto/medio/bajo, para reflejar la importancia relativa de algunas características sobre otras (también se puede utilizar algún otro método). Tu patrocinador, clientes y stakeholders principales necesitan revisar y aprobar esta lista completa de requerimientos y clasificaciones. Esos serán los criterios que utilices para seleccionar a tu proveedor.

Es necesario que identifiques quien participará en la evaluación y selección del proveedor, pues los criterios de aceptación deberán ser validados por todos los participantes y de preferencia deberán ser acordados por consenso.

2. Desarrolla un Convenio o Contrato de Confidencialidad

Muchas ocasiones, el conducir un proceso de compra formal, implica que tienes que revelar información sensible de la empresa con los proveedores que participarán en un proceso de evaluación formal. Por ello, es necesario asegurar que ambas partes estén protegidas y para lograrlo es necesario firmar un Contrato de Confidencialidad.

Una buena práctica es cuidar que la redacción de este documento sea recíproca, es decir, que el documento establezca que la información compartida por cualquiera de las partes debe ser tratada confidencialmente. De esta forma el proceso será más transparente y empezarás a crear una relación de confianza, lo cual es un elemento indispensable para una buena relación de negocios. Este documento se conoce como Non Disclosure Agreement (o NDA Por sus siglas en ingles).

Muchas veces, en conjunto con el Contrato de Confidencialidad, se redacta una Invitación a participar en el proceso de evaluación. En este documento extiendes una invitación a los proveedores que sean seleccionados a participar en el proceso de evaluación, selección y contratación.

3. Investigar la oferta disponible en el mercado para el producto o servicio que deseas adquirir

Busca cualquier proveedor que pudiera satisfacer las necesidades que quieres cubrir. Esto puedes hacerlo navegando en internet, buscando en revistas, hablando con otras personas, investigando, etc. El propósito de este paso es reunir una lista extensa (pero no exhaustiva) de proveedores a los que quisieras considerar.

A veces en este paso se redacta lo que se conoce como una Solicitud de Información o RFI por sus siglas en inglés. En este documento, invitas a una cantidad importante de proveedores a proporcionar sus cartas credenciales, solicitando además información financiera, catálogo de productos o servicios, organigrama, personal técnico, aliados, etc. Lo que buscas es que las firmas participantes te entreguen información relativa a su negocio y experiencia, así como características específicas que estés buscando en el mercado.

Sin embargo, si crees que ya sabes cuales son los proveedores que te interesan, puedes evitar este paso y pasar directamente a la Lista Corta.

4. Crea una lista corta de proveedores

Con la información proporcionada conduces una selección preliminar, conformando lo que se denomina Lista Corta.

La selección preliminar la llevarás a cabo haciendo una evaluación inicial de alto nivel de la lista larga, en la que busques razones obvias para eliminar algunas alternativas. Por ejemplo, carecer de soporte local o no tener la solvencia financiera que el proyecto amerita.

El propósito de este paso es crear una lista corta de proveedores potenciales que al parecer tengan una posibilidad razonable de cubrir tus necesidades.

5. Desarrolla una Solicitud de Propuestas

Es importante que tengas claro lo que vas a comprar y entiendas la diferencia entre lo que es una cotización y una propuesta, así como qué tipo de documento vas a solicitar. Normalmente una cotización se refiere a cosas tangibles cuyas características y especificaciones ya están claras. Una propuesta sirve para que los proveedores participantes, viertan sus conocimientos y experiencia previos en solucionar un problema específico o atender una oportunidad. Para una propuesta no necesariamente están claros los requerimientos y características.

Así que si vas a adquirir una solución a una necesidad o problema y una vez que tienes tu lista corta, es necesario generar un documento en el que describas, en términos generales, tu organización, los antecedentes del proyecto, el problema o la oportunidad que necesitas resolver, los requerimientos de la forma más detallada posible, los criterios de evaluación, algunas condiciones contractuales, el proceso de evaluación y selección del proveedor, la forma, condiciones y restricciones de contacto.

Debes tener en cuenta que una buena propuesta requiere cierto tiempo para su elaboración, así que ofrece un tiempo razonable y realista para presentar la propuesta. Normalmente, el tiempo requerido para formular una propuesta, está en función de la complejidad de la oportunidad o problema que quieres resolver.

Por lo tanto, el tiempo que ofrezcas para entregar la propuesta es directamente proporcional la complejidad del problema que buscar resolver y en función de ello, será la calidad de la propuesta de solución que obtendrás.

Una vez que hayas integrado el documento, envía tu Solicitud de Propuestas (RFP por sus siglas en inglés) a esta lista corta de proveedores.

6. Evalúa las propuestas

En este punto, los proveedores interesados de tu lista te envían sus propuestas como respuesta a tu RFP. Entonces, evalúas estas propuestas con los criterios de selección que creaste anteriormente.

Como parte de este paso, puedes entrevistar a los proveedores, pedir demostraciones, hacer visitas al sitio de los proveedores, pedir referencias o visitar algunos clientes anteriores del proveedor, etc. Usualmente se hace alguna clase de cálculo con base en que tan bien el proveedor y la propuesta cumplen con cada requerimiento solicitado, multiplicado por algún factor de importancia.

El proveedor con la calificación más alta en todos los requerimientos debe ser el que mejor cumpla con tus necesidades. Cuando completes este paso, debes tener una primera y segunda opción.

7. Toma una decisión y negocia el contrato

En este punto, debes tener toda la información solicitada, para hacer la selección. En muchas organizaciones, el equipo del proyecto hace la recomendación final y luego mete el proceso a una organización formal de Compras o Adquisiciones para negociar un contrato.

Es muy importante que tengas claro que una relación de negocios debe ser fincada en la confianza y en una visión ganar – ganar. No ahogues al proveedor con las condiciones contractuales ni el precio pues esto, siempre será contraproducente e irá en detrimento de la solución que obtengas y de la relación de negocios que estás a punto de iniciar.

Debes estar preparado para que en caso de que el proceso no avance de manera satisfactoria, puedas moverte a tu segunda o tercera opción, siempre y cuando esas opciones sigan cumpliendo tus requerimientos mínimos.