La naturaleza temporal de los proyectos implica un inicio y un fin. Esto nos deja con un periodo de tiempo que podemos usar a nuestro favor o se puede volver en nuestra contra, dependiendo de que tan buenos seamos gestionando el tiempo.

Gestión del tiempo del proyecto

El PMBOK coloca 7 procesos para esta área de conocimiento encargada de la administración del tiempo en un proyecto. Desde mi punto de vista, como en todo lo que hacemos en un proyecto, saber gestionar el tiempo va a depender en un altísimo porcentaje de las habilidades personales del individuo que esta como responsable, es decir, el que no es capaz de administrar su propio tiempo no será capaz de administrar el tiempo de un proyecto.

Planificar la Gestión del Cronograma, Definir las Actividades, Secuenciar las Actividades, Estimar los Recursos de las Actividades, Estimar la Duración de las Actividades, Desarrollar el Cronograma y Controlar el Cronograma, son los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto.

Todos los procesos anteriores giran alrededor del cronograma del proyecto. Un cronograma es una estimación de tiempos y actividades a realizar en el futuro, por lo tanto, para poder realizar un cronograma con mayor precisión es indispensable contar con la Estructura del Desglose de Trabajo (EDT), un esfuerzo estimado para cada tarea y una lista de recursos con la disponibilidad de cada uno. Además de esto, el Administrador del Proyecto debe ser capaz de realizar la mayor parte de estimaciones apoyándose del equipo de personas que serán las que ejecuten las tareas.

Estimar el tiempo no es una tarea sencilla, pues como lo mencionamos al inicio dependerá de las habilidades personales. Normalmente se comete el error de realizar planeaciones de las actividades en base a escenarios que nunca ocurrirán, por ejemplo, con estimaciones de actividades a jornadas de 8 horas. Lo cierto es que al día, perdemos una gran cantidad de tiempo, entre el café de la mañana, las juntas de trabajo maratónicas, el regreso de comer, la distracción del celular, en fin. Si hacemos cuentas al final del día no somos productivos 8 horas. El cronograma debe ser totalmente realista.

Una correcta planeación nos ayudará a que en la construcción del cronograma no nos encontremos sorpresas que nos pongan contra la pared y contra el tiempo. Si se hizo una estimación adecuada del tiempo que tardaría el desarrollo del proyecto, la realización del cronograma prácticamente solo es detallar las actividades y sus tiempos. Pero la verdad es que resulta muy común estar en proyectos que desde un inicio comenzaron retrasados.

De las actividades de estos procesos va a depender la cantidad de horas extra o los fines de semana que se queden a trabajar los equipos de trabajo. Controlar el cronograma será una actividad diaria para que los semáforos rojos no aparezcan, pero sobre todo, para que el alcance y el presupuesto del proyecto no se nos salgan de las manos.

Sobre el autor: Omar García

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