Seguimos con nuestra serie de artículos sobre los 5 Grupos de Procesos, después de conocer el Grupo de Procesos de Inicio, es momento de hablar acerca de los procesos que nos permiten establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.

Procesos de planificación

El Grupo de Procesos de Planificación tiene como beneficio clave, trazar la estrategia y las tácticas, así como la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto o fase. Los procesos pertenecientes a este grupo son: Desarrollar el plan para la dirección del proyecto, Planificar el alcance de la gestión, Recopilar requisitos, Definir el alcance, Crear la EDT, Planificar la gestión del cronograma, Definir las actividades, Secuenciar las actividades, Estimar los recursos de las actividades, Estimar la duración de las actividades, Desarrollar el cronograma, Planificar la gestión de costos, Estimar costos, Determinar el presupuesto, Planificar la gestión de la calidad, Planificar la gestión de recursos humanos, Planificar la gestión de las comunicaciones, Planificar la gestión de riesgos, Identificar riesgos, Realizar análisis cualitativo de riesgos, Realizar análisis cuantitativo de riesgos, Planificar la respuesta a los riesgos, Planificar la gestión de las adquisiciones y Planificar la gestión de los interesados.

El extenso listado anterior, demuestra por qué el Grupo de Procesos de Planificación requiere de una particular atención, es el grupo con el mayor número de procesos, pero además, es el único grupo que involucra a las 10 Áreas de Conocimiento.

Hemos visto que el Grupo de Procesos de Inicio se encargará, de forma resumida, de identificar a los interesados del proyecto y obtener de ellos la autorización para iniciar un proyecto, para lo cual se realiza el Acta de Constitución de Proyecto. Pues bien, una vez autorizado dicho proyecto, es momento de definir lo que queremos conseguir y cómo lo lograremos. Suena fácil, pero no, para nada es sencillo.

Estas al inicio de un camino y de algún modo debes poder visualizar hasta dónde quieres llegar, pero mejor aun, debes llegar a ser capaz de identificar el tiempo, los recursos y las fechas en qué lo lograrás, si lo crees complicado aun no termina ahí tan importante labor, debes poder prever los riesgos que podrían llegar a impedir que llegues al final del camino y estar preparado para saber cómo les darás solución.

El documento formal de toda esta planeación es el Plan para la Dirección del Proyecto. Este documento, reúne todos los planes secundarios y los incorpora en un plan integral que define la manera en que el proyecto será ejecutado, monitoreado, controlado y cerrado.

Es necesario contar con el Acta de Constitución del Proyecto como parte de las entradas requeridas para desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto, y dependerá en gran medida de la experiencia del grupo de personas que estén involucradas en la planeación para desarrollar un plan solido.

El éxito y fracaso de todo proyecto recae en el tiempo invertido al Grupo de Procesos de Planificación. Definir el alcance, desglosar las actividades, determinar los costos, delimitar la calidad y prever los riesgos, son procesos a los que conviene invertir largas horas de trabajo para garantizar un buen inicio de proyecto.

Sobre el autor: Omar García