La administración de proyectos es una disciplina compleja, pues es necesario tener el control de muchos aspectos y además ser capaz de manejar imprevistos.

Todos manejamos proyectos, a nivel personal o a nivel profesional, y como todos, tienes la opción de decidir cómo dirigirlos.

Si los manejas de forma desestructurada, entonces mucho de tu tiempo será dedicado a “apagar fuegos” y tratar de controlar, entre otras cosas, el alcance del proyecto. Esto se conoce como un proyecto caótico.

En lugar de ello, si administras el trabajo del proyecto de manera más estructurada, usando un enfoque paso a paso, entonces tendrás un mayor control de los entregables y asegurarás que el progreso va de acuerdo al plan.

Aquí, de manera muy somera, te explicamos cómo utilizar un enfoque estructurado básico que consta de tres pasos, para poder llevar a buen término un proyecto, desde el inicio hasta el fin.

3 pasos proyectoPaso 1 Define el mapa de ruta del proyecto (Roadmap)

Al inicio del proyecto necesitas definir el mapa de ruta. Este es un diagrama que muestra los pasos mayores que necesitas llevar a cabo desde el inicio hasta el final para entregar los productos de tu proyecto.

Otro nombre que se le suele dar a este roadmap es “Ciclo de Vida del Proyecto” y va acorde con el área de aplicación en donde el proyecto se está llevando a cabo. Una forma de entender este ciclo es comparar al proyecto con una fábrica y el ciclo de vida del proyecto serían las etapas por las que transita la materia prima, hasta convertirse en el producto a fabricar.

Cada paso está claramente definido y éstos se ordenan con base una secuencia lógica. Desde el inicio del hasta el cierre del proyecto.

Después de crear el mapa de ruta de tu proyecto, debes solicitar que el patrocinador lo respalde y apruebe para después comunicar claramente los pasos a seguir a tu equipo de trabajo. De este modo, todos sabrán lo que tiene que hacerse desde el inicio hasta el fin, para entregar los resultados del proyecto.

Paso 2. Desarrolla tu plan con base en tu mapa de ruta

Si no lo has hecho aun, crea el plan detallado del proyecto que lista todas las tareas necesarias para completar los pasos del mapa de ruta. Si ya creaste tu plan, entonces revísalo para asegurar que todos los pasos del mapa de ruta aparecen en el plan y que ambos están alineados.

De esta forma, al seguir los pasos incluidos en tu plan, puedes asegurar que mantendrás el curso definido y podrás reducir o incluso evitar desviaciones ya sea en tiempo o en los costos, situaciones que son muy comunes en los proyectos desestructurados.

Paso 3. Usa el mapa de ruta para mantener el control

Coloca tu mapa de ruta en un lugar visible de manera que todo el equipo pueda consultarlo. Cada vez que se solicite un cambio, verifica en tu mapa de ruta si realmente debe ser incluido. Debes estar consciente de que el mundo cambia a velocidades insospechadas y los proyectos necesitan adaptarse a los cambios del mundo. 3 pasos Proyecto

Al referirte constantemente a tu mapa de ruta que define el trayecto a recorrer paso a paso, podrás identificar fácilmente el impacto de los cambios, los riesgos e incidentes del proyecto. Podrás validar de un vistazo si estos impactarán las posibilidades de que entregues el proyecto dentro del tiempo establecido.

El mapa de ruta te ayudará a tomar decisiones durante el desarrollo del proyecto a la vez que te ayudará a mantener el enfoque en el objetivo final.

Asimismo, este mapa puede ser usado para reportar el progreso del proyecto a las distintas audiencias interesadas en él. Esto incluye a tu equipo de trabajo, quienes al ver el progreso acumulado pueden sentirse motivados.

Así que lleva a cabo los primeros pasos, reúne a tu equipo y crea con ellos el mapa de ruta que identificará los pasos mayores que requieren ser completados para entregar los resultados del proyecto. Entonces planea tu proyecto con base en el mapa de ruta, compártelo y deja que todos los involucrados lo vean, adhiérete a él. Siguiendo estos sencillos pasos, ayudarás a tu equipo a mantenerte enfocado en las tareas a desarrollar y a mejorar la productividad.

En este momento has tomado los pasos básicos para poder iniciar tu proyecto. Es importante que tomes en cuenta que una dirección profesional de proyectos requiere asegurar que se generan los registros del proyecto, por ello, al final de estos tres pasos estarás listo para generar uno de los documentos más importantes en cualquier proyecto: El Acta del Proyecto.

Suscribete Proyectum