Uno de los errores comunes al iniciar un proyecto es el no analizar correctamente los costos que se van a requerir para el desarrollo del mismo, esto puede deberse a distintas circunstancias cómo: No comprender exactamente los requerimientos del cliente o no conocer al equipo de colaboradores con los que se contará, entre muchas otras.

De acuerdo al PMBOK, controlar los costos es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá de permitir que el equipo de proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado. De esta manera, gran parte del esfuerzo del control de costos implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos. La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea base aprobada de desempeño de costos y de los cambios a esa línea base.

Al inicio de nuestro proyecto, nosotros planeamos un estimado del costo que se va a tener que invertir en el proyecto, muchas veces es difícil ser exactos y apegarnos a dicha inversión, pero resulta de gran importancia llevar un control de los gastos e ir actualizando cualquier variación.

Sobre el autor: Omar García