Al estar negociando un nuevo proyecto, es normal que tanto la parte que juega como cliente como la que juega el papel de proveedor, busque sacar el mejor beneficio de la negociación. El cliente siempre estará buscando un proyecto que cumpla con sus expectativas, que sea llevado en el menor tiempo y costo posible. Como proveedores es necesario hacer una clara delimitación, decirle sí, a todo lo que pide, es un error común en un afán por conseguir al cliente, y no es que sea un problema decirle sí a todo lo que pide el cliente, el problema es que normalmente se da una respuesta afirmativa sin realmente hacer un análisis de las repercusiones.
Bueno, bonito y barato
En pocas palabras, como clientes siempre desearemos comprar algo que sea: bueno bonito y barato. En la administración de proyectos existe algo conocido como: “Triángulo de la administración de proyectos”. El tiempo, alcance y costo, representaran a cada uno de los vértices del triángulo. Cualquiera de estos vértices no puede ser modificado sin impactar a los otros dos.

Es recomendable que dejemos a nuestros clientes elegir 2 de estas 3 opciones del triángulo, pero nunca las 3. Un cliente puede solicitar un proyecto en un corto tiempo, estableciendo los alcances que debe tener, pero no debemos dejar que él establezca un costo al proyecto. Si queremos darle toda la razón al cliente, dejando que él establezca estos tres parámetros, la probabilidad de realizar un proyecto exitoso es nula.

Para que las probabilidades de que un proyecto sea exitoso, aumenten, se ha agregado una cuarta restricción, la calidad. Entregar un proyecto a tiempo no es garantía de que este funcione y mucho menos de haber cumplido con el proyecto. Es decir, un proyecto no se ha cumplido solo por entregarlo a tiempo, dentro del presupuesto y alcance establecido por el cliente, si un proyecto no cumple con su funcionamiento respecto a los estándares de calidad que se esperaban, es un fracaso. Aunque es verdad que el desarrollo de un proyecto siempre debería apegarse a tener la mayor calidad posible, muchas veces se ve sacrificada porque el tiempo, el costo y/o el alcance así lo determinaron.

Al tener: tiempo, alcance, costo y la calidad como variables involucradas en un proyecto, resulta de vital importancia saber cómo jugar con dichas variables, algo que resulta complicado cuando no tienes la suficiente información. Al momento de cotizar un proyecto debemos tener siempre presente estas variables, puede ser muy peligroso comenzar un proyecto con una cotización elaborada a la ligera, donde no se les dio la verdadera importancia a estas variables.

Si se llegó a un acuerdo económico con el cliente sin haber delimitado perfectamente el alcance del proyecto, saber con precisión qué es lo que espera, es muy probable que durante el desarrollo se vayan complicando seriamente las cosas, pues puede comenzar a solicitar cambios o incluso agregar funcionalidad que indudablemente van a repercutir en el costo, tiempo y calidad.

Realizar una correcta planeación nos ayudará precisamente a tener el menor número de complicaciones posible, por la misma razón es importante que se deje de ver a la planeación como un documento enorme que solo se realiza y pone atención al inicio del proyecto. La planeación es una actividad continua que va de la mano con el desarrollo del proyecto, pues conforme este avanza, se recopilan o comprenden más características sobre el mismo.

Terminar proyectos que dejen satisfechos a nuestros clientes es parte de nuestro trabajo, pero para poder conseguirlo es necesario de una correcta planeación y un punto de flexibilidad entre las variables: tiempo, alcance, costo y calidad.

Sobre el autor: Omar García