Más que aportar una serie de estándares que ayudaran a nuestros directores de proyectos, la PMO busca aportar beneficios que se vean reflejados directamente en la consecución de los objetivos organizacionales. Alinear los proyectos en un solo ente gubernamental es solo uno de las tantas características de la oficina de dirección de proyectos.

De acuerdo al PMBOK, una oficina de dirección de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos directamente.

Los proyectos a los que esta oficina brinda apoyo o dirige pueden no estar relacionados, salvo por el hecho de ser dirigidos en conjunto. La forma, función y estructura específicas de una oficina de dirección de proyectos dependen de las necesidades de la organización que ésta apoya.

Puede delegársele la autoridad necesaria para actuar como un interesado integral y tomar decisiones clave en el comienzo de cada proyecto, para hacer sugerencias o para terminar proyectos o tomar otras medidas, según se requiera, a fin de mantener la coherencia con los objetivos de negocio. Asimismo, la oficina de dirección de proyectos puede participar en la selección, gestión e implementación de recursos de proyectos compartidos o dedicados.

Una función fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los directores del proyecto de diferentes formas, entre ellas:

• Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la oficina de dirección de proyectos
• Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos
• Instruir, orientar, capacitar y supervisar
• Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías del proyecto
• Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida del proyecto (activos de los procesos de la organización), y
• Coordinar la comunicación entre proyectos.

Si vemos que la mayoría de nuestros proyectos no están marchando como esperábamos, donde cada líder de proyecto busca encontrar una solución en base a su experiencia propia y estos proyectos no aportan nada a los objetivos organizacionales, seguramente es la oportunidad adecuada para pensar en instaurar una PMO.

Sobre el autor: Omar García