Cuando se junta un grupo de personas, normalmente con características diferentes, siempre habrá alguna o algunas personas que se destacaran por sobre el resto del grupo. Lo mismo sucede al reunir un grupo de personas para formar un equipo de trabajo, estas personas comienzan a destacar por sus habilidades interpersonales, como lo son: el liderazgo, la comunicación, la influencia y la toma de decisiones entre otros.

Al comenzar a avanzar dentro del proyecto, este tipo de personas siguen siendo destacadas por ser aquellas que tienen a su cargo responsabilidades más críticas y a su vez, mayor nivel de conocimiento del proyecto, por lo menos de ese pedazo que les corresponde. Se vuelven claves para conseguir los objetivos del proyecto y poco a poco se convierten en un repositorio de información que muy pocas veces se comparte.

En un principio, puede parecer una ventaja tener un grupo de expertos que conocen como la palma de la mano, módulos o procesos específicos de un proyecto. Como ejemplo, podemos tener a una persona que se vuelve experta en el proceso de alta de nuevos empleados dentro de una organización, conoce los pasos necesarios de la contratación, sabe cuáles son los documentos que requiere presentar el colaborador de nuevo ingreso, sabe en qué modulo del sistema se debe dar de alta y conoce los tramites que se deben llevar a cabo tanto en el departamento de recursos humanos como en el de nómina. Esta persona conoce de principio a fin este proceso y tal vez así lo comiencen a identificar sus compañeros, como aquella persona con la que se deberán dirigir si se requiere información de este proceso.

Conforme avanza el proyecto nos vamos dando cuenta que resulta un dolor de cabeza concentrar ciertos conocimientos de forma exclusiva con una sola persona, pues de esta forma el proyecto se vuelve dependiente de esta y aunque la conocida frase nos dice que: “nadie es indispensable” lo cierto es que la ausencia de estas personas puede afectar directamente en el cronograma de un proyecto.

Aunque el problema radica principalmente en los líderes de proyecto que no se dan cuenta de que la información no se puede concentrar en una sola persona, también es un hecho, que estas personas muchas veces cometen el error de no delegar responsabilidades, algunas veces comienzan a acaparar información con el fin de volverse las únicas personas que conocen ciertas cosas y de alguna forma asegurar su permanencia dentro del proyecto. En otras ocasiones estos colaboradores comienzan a acaparar información sin hacerlo conscientemente, se involucran en varios asuntos del proyecto recopilando información que, por cuestiones de tiempo o falta de disponibilidad de alguien más dentro del equipo, no se comparte.

Tal vez podremos negarles un permiso a este tipo de colaboradores si solicitan un día de ausencia o incluso renegociar su periodo vacacional para que no se queden abandonadas sus funciones y evitarnos retrasos en el proyecto. Pero cuando este colaborador decide cambiar de empleo, las cosas se complican más.

Normalmente cuando se trata de un colaborador que se maneja con profesionalismo, le dará a sus aun compañeros algunas semanas, en el mejor de los casos, para entregar toda esa información con la que cuentan, pero esas semanas no son obligatorias y pueden convertirse en tan solo unos cuantos días. Como encargados de proyecto, no podemos atenernos a estos días de transferencia de conocimiento al final del ciclo de un colaborador, pues como existen colaboradores profesionales, también existen los que dejan el trabajo de un día a otro y de esta forma la información quedaría perdida.

El proyecto no puede depender de una sola personaDurante todo el ciclo de vida de nuestros proyectos debemos tener bien definidos los procesos para la distribución de la información, dejar que todo el conocimiento se acumule en una sola persona tarde o temprano nos va a acarrear problemas. Saber distribuir la información dentro del equipo de trabajo permite contar con más de un experto en cierto tema y aunque es bueno tener especialistas, la información debe estar disponible para todos.

Depender de una sola persona, dificulta la toma de decisiones y el avance en los proyectos.

Sobre el autor: Omar García