De acuerdo al PMBOK capítulo 7, menciona: La gestión de los costos del proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

• Estimar los costos. Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
• Determinar el presupuesto. Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
• Controlar los costos. Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases.

La Gestión de los Costos del Proyecto trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestión de los Costos del Proyecto también debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyecto.

El dinero que los patrocinadores invierten en la realización del proyecto no siempre es el que se desearía, en algunas ocasiones el proyecto recibe menos dinero de lo que se esperaba o tal vez se recibe el dinero solicitado pero hubo actividades no consideradas, o el alcance sufrió modificaciones, por lo que el dinero siempre parece ser insuficiente.

Saber gestionar los costos brinda como resultado un proyecto con una preocupación menos, el dinero. Es complicado ver como el tiempo avanza, el proyecto aún está lejos de alcanzar los objetivos y el dinero presupuestado comienza a escasear.

Antes de comenzar un proyecto se debe invertir el tiempo necesario para trabajar en los procesos de estimar costos y determinar un presupuesto. Solicitar un presupuesto herrado es ponerle una soga al cuello al proyecto. Ya durante el transcurso del proyecto, se deben aplicar las habilidades necesarias para que el presupuesto no sea despilfarrado y se controlen los costos.

Sobre el autor: Omar García