Todos hemos leído y escuchado acerca de historias sobre el gran número de Proyectos fallidos en TI. Según los informes formales a este respecto, más de la mitad o quizá hasta el 80% de estos Proyectos, no concluyen como se esperaba. Según los informes, entre más grande es un Proyecto, mayor es la posibilidad de fracaso.

Para aterrizar la idea, supongamos que el número de Proyectos fallidos es menor al 50%. Lo interesante es relacionar este dato con la experiencia personal. ¿Dónde están todos esos proyectos fallidos? ¿Quiere decir que la mitad o más de los Proyectos por nosotros dirigidos, fueron un fracaso?

Todo está en la Definición

La concepción de un Proyecto fallido empieza con entender su definición. Uno puede tener su propia idea para calificar un Proyecto como fracasado. Cada organización tiene sus propios parámetros, y estos son muy variables entre unas y otras. Así, un concepto clave para esta evaluación, es el Grado de Tolerancia.

Defina un Costo y Duración razonable dentro de un nivel de tolerancia

Si estimamos el costo de un Proyecto en $ 230.000, ¿Sería un fracaso si, el costo real es $ 230.500? Alguien puede afirmar que se perdió el control del presupuesto? Sin embargo, ahora viene el concepto de la Tolerancia. Cuando un Proyecto presupuestado en $ 230.000 se entrega con una desviación de $ 500, el Gerente responsable debe ser cargado en hombros y desfilar por toda la empresa como un héroe.

Cada empresa establece los niveles de tolerancia que se creen razonables. Por ejemplo, el nivel de tolerancia puede ser de -10% a +5%. Es decir, si se entrega el Proyecto un 5% arriba del presupuesto, sigue considerándose un éxito. Para el Proyecto de $ 230.000, se han presupuestado $ 11,500 para considerar los resultados como positivos.

Otro tipo de problema se presenta cuando el costo final del Proyecto es menor al presupuesto asignado. Las expectativas de la empresa en general y las del promotor en especial son que el Proyecto concluya dentro de lo planeado. Cuando el costo es menor a lo estimado, el patrocinador piensa de inmediato ¿Pude tomar otras decisiones con el dinero no utilizado?

Un presupuesto también debe incluir todo cambio de alcance oficialmente aprobado. Por lo tanto, si el monto original fue de $ 200.000, y el Cliente aprobó $ 30.000 adicionales para cambios en el alcance, el número final para calcular la tolerancia es de $ 230.000.
También existe un cierto margen de tolerancia para establecer la fecha de conclusión.
Cuando los Proyectos tienen un enfoque interno, , en muchos casos, las fechas límite se definen en forma arbitraria. También las fechas límite deben extenderse en caso de cambios aprobados en el alcance.

Por supuesto, no todos los proyectos tienen esa flexibilidad. Por ejemplo, los Proyectos para adaptar los programas al manejo del año 2000, debían estar terminados y funcionar sin problema, desde el primer día del año 2000. Una semana después era demasiado tarde.
Declarar el Éxito desde la Perspectiva del Proyecto

Una vez que se han definido los distintos factores de Tolerancia, podemos evaluar el éxito, bajo una mecánica ya definida para cada Proyecto. Generalmente los miembros del equipo pueden declarar el éxito cuando:

  • El Proyecto se entrega en el costo estimado, más o menos la tolerancia.
  • El Proyecto se entrega en la fecha límite, más o menos la tolerancia.
  • Todos los productos se entregaron. Un resultado con una funcionalidad disminuida no puedes ser liberado.
  • La calidad en general es aceptable, el producto no necesita ser perfecto.

Algunas empresas también evalúan al equipo de trabajo: Capacidad para negociar, Armonía del equipo para trabajar conjuntamente con Cliente, Nivel de comunicación. Si el cliente tuviera otro Proyecto y pudiera elegir, aceptaría trabajar con este equipo nuevamente.

Declarar el Éxito desde la Perspectiva de la Empresa

Para declarar el éxito desde la perspectiva del Proyecto es cuestión de pedir cuentas al equipo de trabajo. Sin embargo, desde una perspectiva empresarial, la base del éxito se determina cuando el valor recibido por la organización corresponde al ROI – Retorno de Inversión comprometido. Aunque no es una regla, si desde la perspectiva del Proyecto, este fue un fracaso, también lo será desde la perspectiva de la empresa.
Sin embargo, hay muchos ejemplos de Proyectos terminados con éxito, aunque no generan el valor prometido. Si el Proyecto se entregó dentro de los niveles de Tolerancia, nada se puede hacer desde esta perspectiva. Lo más probable es que el ROI, haya sido mal calculado, o el mercado no se comportaron de acuerdo a las expectativas del Cliente o el patrocinador.

Otra posibilidad es que este Proyecto forme parte de una iniciativa a largo plazo. Quizá el Proyecto haya sido un éxito, aunque de manera global, en una iniciativa mayor puede ser un fracaso.

Resumen

Cada organización debe tener sus propias reglas para declarar el éxito o el fracaso total de un Proyecto. No se puede determinar que un Proyecto ha fracasado por haber gastado un peso por arriba de lo presupuestado o por entregarlo con un día de retraso.
Normalmente, un Proyecto se considera exitoso si se entrega dentro de las tolerancias establecidas de costo y plazo, y ofrece los resultados ofrecidos dentro los límites de calidad aceptable.

Para evaluar un Proyecto desde la perspectiva de negocio, es importante responder un conjunto diferente de preguntas que permitan calificar si se alcanzó el valor de negocio prometido.