En un proyecto grande, puede haber muchas personas con alguna responsabilidad en la creación y aprobación de los productos del proyecto.  Esto a veces es bastante sencillo, por ejemplo, una persona que escribe un documento y una persona que lo aprueba. En otros casos, puede haber muchas personas que tienen alguna participación en la creación y otras en la necesidad de tener varios niveles de aprobación.

En escenarios complejos que involucren muchas personas, es conveniente definir una Matriz de Responsabilidades con relación a los productos. Esto ayuda a establecer expectativas, y a asegurar que las personas saben y entienden lo qué se espera de ellas. Por ejemplo, ¿Aprueban los miembros del comité de dirección el documento de los requerimientos del negocio?  La Matriz de Responsabilidades puede describir el rol de cada uno de los participantes.

En la matriz, las diferentes personas (o roles), aparecen como columnas, con los productos enumerados en las filas. Entonces, en los puntos de intersección se describe la responsabilidad de cada persona en cada uno de los productos.

A continuación se presenta una matriz sencilla, seguida por categorías de responsabilidad sugeridas.

 

Patrocinador del Proyecto

Director del proyecto

Gerente del Proyecto

Equipo de Trabajo

Comité de Dirección

Acta de Constitución del Proyecto

A

A

R

C

A

Plan de Gestión de la Comunicación

A

C

R

I

C

Requerimientos del Negocio

A

I

R

C

I

Reportes sobre el Avance del Proyecto

I

I

R

C

I

 

Notas:

“R” Significa que la persona (o rol) es responsable del entregable. Usualmente hay una sola persona quien es responsable de crear un entregable, aunque muchas personas pueden proveer entrada.

“A” Significa que la persona (o rol) aprueba el entregable.

“C” Significa que la persona (o rol) es consultada sobre el entregable. Esto implica una discusión en ambos sentidos.

“I” Significa que la persona (o rol) es informada del entregable. Esta es una comunicación en un sentido.

En la tabla anterior, el Acta de Constitución del Proyecto es creada por el gerente del proyecto, es aprobada por el patrocinador del proyecto, por el director del proyecto, y por el comité de dirección. El Equipo de Trabajo consulta el Acta de Constitución del Proyecto..

Los requerimientos del negocio son creados por el equipo de trabajo, revisados por el gerente del proyecto, el director del proyecto y son aprobados por el patrocinador de proyecto y el comité de dirección.

El propósito de la matriz de responsabilidad es proporcionar claridad y llegar a acuerdos sobre quién hace que, así se pueden definir las columnas con tanto detalle como haga falta.  Por ejemplo, en el caso anterior, el Equipo de Trabajo del Proyecto habría podido ser fraccionado en cada uno de sus miembros, con los nombres específicos, o la persona responsable de crear los requerimientos del negocio habría podido ser indicada en una columna separada. Después de que la matriz a sido establecida, ésta debe ser circulada para la su aprobación.  Si se hace dentro del Paso de Definición del Trabajo, puede incluirse en el Acta de Constitución del Proyecto.

La capacidad de generar claridad es vital para que la matriz sea eficaz y exitosa. Debe reflejar cuales son las expectativas y las responsabilidades de las personas, organizaciones o entes involucrados en el proyecto, evitar en lo posible cualquier ambigüedad. Por ejemplo, si el Patrocinador delegó la aprobación de los Requerimientos del Negocio a un subordinado, ese hecho debe ser representado en la matriz para que todos la vean y la aprueben.  En cambio, si el patrocinador conviene que aprobará los requerimientos del negocio, entonces, de hecho, se requiere su aprobación, y no la de un subordinado a quien se le haya delegado la responsabilidad.

A continuación se presentan algunos ejemplos de códigos de responsabilidad, sin embargo, cada proyecto puede definir sus códigos particulares, siempre y cuando se explique su significado, de modo que cada persona sepa que se espera de ella:

  • N – Es notificado cuando un entregable es completado.
  • M – Maneja los entregables (De la mismo forma en la que un bibliotecario o persona responsable del repositorio de documentos).