Autor: José Luis Flores Pérez, MDO

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La productividad es un tema que nos preocupa constantemente. Cuando hacemos la descomposición de tareas y las incorporamos en un plan con un estimado de tiempo para desarrollarlas esperamos que se cumplan de acuerdo a nuestra estimación. Pensamos que la persona que va a desarrollar una tarea en específico va a dedicar el tiempo que pensamos en desempeñarla y completarla. Sin embargo, la realidad siempre nos cobra la factura.

Típicamente en una jornada de trabajo hay tiempos muertos. El tiempo en el que uno llega, se toma un café y comenta con sus compañeros las incidencias del día. El tiempo en el que uno inicia su tarea y alcanza un nivel de concentración. Reuniones y juntas. La suspensión para la comida. Volver a la tarea con otra curva para llegar a un nivel óptimo de desempeño más difícil por el letargo fisiológico natural de media tarde.  Los lapsos de un desempeño ideal son muy cortos en la realidad.

James Ward en un memorable trabajo publicado en 1994 en la Revista Information Systems Management titulado Productivity through Project Management  expuso entre diversos temas relacionados otra problemática; la división de tareas. Esto es, el que una persona esté asignada a más de un proyecto, lo que en la práctica es lo más usual.

Ward estableció que si una persona está dedicada a un proyecto su productividad es de 100% (idealmente). Si la misma persona está trabajando en 2 proyectos, su productividad es de 40% para cada uno de los proyectos. Si trabaja en 3 proyectos disminuye a 20% para cada uno, y así subsecuentemente.

Cuando nos referimos a la productividad de la gente, a veces olvidamos cómo se comporta cotidianamente. Esta comprensión nos ayuda en el momento de definir tiempos de ejecución en un plan de trabajo. 

De la misma forma en que es recomendable que las tareas o actividades en el plan de trabajo se manejen con un criterio binario de terminación. Es decir, no hay una tarea con un avance de X por ciento; está concluida o no.

De la misma forma en que es recomendable que las tareas o actividades en el plan de trabajo sean definidas en paquetes de tiempo manejable (no más de 20 horas), para que la revisión de avance pueda ser sobre la base de tareas terminadas de manera realista.

De la misma forma en que debemos tener en cuenta el nivel de conocimiento promedio que se necesita para desarrollar una tarea o actividad. (por ejemplo, en el caso de que contamos con personal en el equipo que se va a enfrentar a una nueva tecnología)

De tal forma es que debemos asignar el tiempo pensando en la realidad. Uno de los retos más significativos al hacer el plan de un proyecto es la estimación del esfuerzo. La granularidad del plan es vital ya que comprende una adecuada descomposición de tareas. Pero la estimación realista del tiempo que en efecto llevará el desarrollar cada tarea es más importante debido a que incide directamente en lo que en la práctica se podrá lograr en el proyecto.

No se trata de que para cada tarea se utilice la fórmula del PERT de tiempos óptimos y pesimistas para llegar a un estimación estándar. Se trata de un criterio prudencial de productividad del responsable del proyecto para desarrollar un buen plan en función de lo que demanda el proyecto y del equipo de trabajo con el que cuenta.

José Luis Flores Pérez es Director Editorial de TenStep Latinoamérica y tiene más de 30 años de experiencia en Dirección de Proyectos de TI. Cuenta con una Maestría en Desarrollo Organizacional y tiene estudios de Doctorado en Ciencias de la Administración.