Revisión de Entregables

 

La revisión de entregables, también conocida como pasadizo, puede ser aplicada a cualquiera de los entregables producidos por el proyecto. Por ejemplo, el cronograma del proyecto puede pasar por una revisión de entregable. Los requisitos de negocio que dan origen al proyecto pueden ser revisados. Se puede aplicar un pasadizo al código de un programa, campañas de mercadotecnia y documentos de investigación. Sin embargo, un pasadizo no puede ser aplicado a productos tangibles como una nueva computadora, los componentes de un avión, automóviles o ropa. Los siguientes procesos pueden ser usados para planificar y sostener revisiones formales de entregables.

 

  Rol Revisión formal de entregables
1 Gerente de proyecto Determinar quiénes serán los participantes apropiados en el proceso de revisión

Se debe tratar de incluir solo a aquellas personas que pueden contribuir significativamente al proceso de revisión. Entre más gente participe en la revisión, es más probable que este proceso tome más tiempo. Las revisiones de entregables son actividades de control de calidad ya que están enfocadas en el entregable mismo. Por lo tanto, los participantes en las reuniones de revisión deben ser expertos en la material en que el entregable está siendo revisado. Los participantes son comúnmente compañeros de la persona que creó el entregable.

2 Equipo de proyecto (Opcional) Definición de criterios respecto a cuando consideramos completo y correcto a un entregable

El equipo de revisión puede definir provisionalmente criterios de finalización y exactitud para el entregable que está bajo revisión. Los criterios provisionales son útiles debido a que el equipo de revisión sabe de antemano que no se van a cumplir plenamente esos criterios y se pueden ir preparando para realizar múltiples revisiones antes de que el entregable sea finalizado.

3 Revisado Enviar el material a revisar antes de la junta

De ser posible, enviar anticipadamente el material a revisar en una junta. Hay situaciones en donde esto no es factible, pero cuando sea posible, esta acción puede agilizar la junta de revisión.

4 Evaluado, Equipo de revisión Conducir la revisión

La(s) persona(s) que crearon el entregable deben describir el trabajo de manera lógica, respondiendo las preguntas de los participantes en el momento en que estas surgen. Es preciso mantener los siguientes principios para reuniones de revisión en mente:

  • Trate de sostener la revisión en una hora o menos. Si el producto es muy grande como para ser revisado en una hora, considere la posibilidad de descomponerlo en partes más pequeñas que puedan sujetarse a este principio.
  • Durante la revisión, los participantes pueden tener preguntas, expresar preocupaciones y ofrecer sugerencias. Si algún tema se vuelve complicado, no necesariamente tiene que ser resuelto durante esta sesión. Se deben tomar y atender por separado. Además, puede no llegarse a un consenso. De ser necesario, el consenso o bien una aceptación puede manejarse fuera de la reunión.
  • En muchos casos, el equipo de la revisión encontrará errores en los entregables. En otros casos, el equipo de revisión puede ofrecer las opiniones o las sugerencias que pueden o pueden no necesitar ser seguidas. Cuando se da la retroalimentación, debe dejar claro si el miembro de la revisión está descubriendo un error que deba ser tratado o si está ofreciendo una sugerencia que pueda seguirse.
  • No tome personalmente los comentarios que surgen de la revisión. La revisión es hacia el producto, no hacia la persona que desarrollo el producto. Por ejemplo, en vez de decir que el autor incurrió en un error, el revisor puede precisar un error en el entregable. En lugar de decir que el autor fue descuidado, el revisor puede simplemente señalar las áreas del entregable que siente están descuidadas.
  • En caso de existir incidentes con el autor o con el proceso del entregable, deberán tratarse en una sesión separada.
  • Mantenga una lista de acciones y compromisos presentados durante la revisión.
5 Equipo de revisión Revisión de procesos

La revisión de entregables debe concentrarse en que su condición como producto completo y correcto. Sin embargo, los revisores también deben validar que los procesos estándar fueron usados para elaborar el entregable. Esto puede incluir la validación de las plantillas adecuadas que se utilizaron, la validación de las aprobaciones correctas recibidas y el asegurarse que los entregables se elaboraron conforme a las políticas de la organización. Este tipo de preguntas se relacionan con la garantía de la calidad, pero son también preguntas válidas a plantear durante la revisión del entregable. La revisión entonces va a validar que el entregable sea aceptado y que el proceso utilizado para su elaboración fue aceptable. 

6 Equipo de revisión Concluir la revisión. Determinar cómo se dieron los resultados de la sesión, usando alguna de las siguientes evaluaciones:

  • Aprobado — El producto cumple todos los criterios de finalización y no será necesario revisarlo nuevamente. Algunos cambios menores pueden ser requeridos, pero no será necesaria una nueva revisión.
  • Se requiere más trabajo — EL producto necesita reproceso para cumplir con los criterios de terminación establecidos para la revisión. Es recomendable documentar cualquier acción derivada de la reunión y reflejarla en el Cronograma del Proyecto. Cuando un producto es rechazado durante la revisión, típicamente requerirá una nueva revisión con los mismos criterios de finalización, una vez que los cambios necesarios se hayan realizado.
7 Evaluado Comunicar los resultados de la revisión

Se debe asegurar que a todas las partes interesadas les sean entregados los resultados de la revisión.

 

Reproducido y adaptado con autorización del autor.

 

 

TenStep Project Management Process

Copyright © 2000 – 2012 by Tom Mochal, TenStep, Inc. 

Mochal, Tom, 1957–

TenStep Project Management Process / Tom Mochal.

ISBN 0-9763147-0-3

 

Proceso de Dirección de Proyectos TenStep v9.0

Derechos reservados © 2006–2011 por Jorge Valdés Garciatorres, para la edición en Español

Valdés Jorge, 1965 –

Proceso de Dirección de Proyectos TenStep / Tom Mochal

Traducido y adaptado por Jorge Valdés Garciatorres, BA, PMP, ITIL, CC

Traducción y Adaptación para la v6.0 por David Suro, Traductor Profesional

Traducción y Adaptación para la v7.0 por José Luis Flores Pérez, BA, MOD

Traducción y Adaptación para la v8.0 por José Luis Flores Pérez, BA, MOD

Traducción y Adaptación para la v9.0 por José Luis Flores Pérez, BA, MOD

Esta Edición en Español, Diciembre de 2010

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