Resolviendo los problemas de calidad de tu proyecto

“Un problema no definido, tiene un número infinito de soluciones”

Robert A. Humphrey

Los problemas de calidad no pueden ser subidos al nivel de un incidente y llevados a la corte celestial para pedir que interceda en resolverlos. No obstante son problemas y pueden ser resueltos usando algunas de las técnicas descritas ampliamente en el Paso 4 del proceso TenStep de dirección de proyectos. Es decir, el uso de técnicas de adivinación rara vez funciona;  para identificar  la causa del problema, utilizar un proceso estructurado  funcionará mucho mejor. No solamente querrás resolver este problema en particular, sino  podras comprender el problema lo suficientemente bien para identificar la causa raíz y asegurar que éste no se repita.

Utilice el siguiente proceso general para identificar y resolver los problemas de calidad.

  •   Identificar el problema o el síntoma. No debe suponer que todos conocen el problema. Tómate el tiempo para documentar el problema claramente, de manera que todos puedan comprenderlo. Asegúrate de explicar el impacto del problema en la calidad en el proyecto.
  •  Identificar la causa raíz. Este es el paso más importante, Normalmente no quieres invertir  tu tiempo en resolver un síntoma de la calidad. Si no puedes rastrear la causa raíz del problema que ha surgido, entonces no has llevado tu investigación lo suficientemente a fondo. Existen varias técnicas que puedes usar para ello, una de las más usadas son los famosos diagramas de Ishikawa o incluso la conducción de talleres facilitados.
  • Determinar las alternativas y los impactos. El director de proyecto puede asignar a una o más personas para determinen las alternativas de solución y los impactos. Cada alternativa debe tener claramente identificado su impacto, con el fin de que las personas que tengan que tomar las decisiones, cuenten con la información suficiente para tomar la mejor decisión. 
  •  Seleccionar la mejor alternativa. En base al paso anterior, el equipo de proyecto puede hacer una recomendación, incluso puede involucrar al cliente en el análisis, esto permitrá que se elija la mejor alternativa. Sin embargo, el equipo de proyecto debería de poder resolver el problema por sí mismo ya que normalmente se tratará de un problema interno. A decir verdad, un problema con los productos de trabajo es hacia el interior del proyecto y es muy probable que el solucionarlo esté totalmente bajo control del equipo de trabajo del proyecto.
  •  Resolver el problema. Tomando en cuenta la alternativa seleccionada, es necesario desarrollar un plan de acciones que permita abordar la causa raíz del problema y solucionarlo de fondo. Estas actividades deben ser incluidas en el cronograma para asegurar que se les dará seguimiento.
  •  Validar que el problema sea resuelto. El proceso debe ser revisado para asegurar que la calidad ha mejorado como era de esperarse. Si la calidad ha mejorado o se está moviendo en esa dirección, sólo tendrás que monitorearla. Sin embargo, si la calidad no está mejorando es probable que se tengan que tomar accions correctivas adicionales, lo que implicaría volver a ejecutar estos seis pasos nuevamente. 

No son pocos los proyectos que enfrentan problemas de calidad, el gerente de proyecto es responsable de establecer los procesos de administración de calidad del proyecto de manera que si hay problemas, se identifiquen temprano en el proyecto y sean atendidos lo antes posible.

Los pasos presentados aquí, además de ofrecer un mecanísmo práctico para solucionar de raíz los posibles problemas de calidad que se presentan en el proyecto, pueden alimentar nuestra base de conocimientos, incrementando el acervo de la organización e impulsando la mejora continua como filosofía de trabajo corporativa.