Por Jorge Valdés Garciatorres, PMP, ITIL,CC,ACB

 “La risa que es comprada con el sacrificio de la decencia, tiene un costo muy elevado”

Marco Fabio Quintiliano

Retórico y pedagogo Hispanorromano

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Pasos cruciales a seguir al elegir a un proveedor

Si su organización está usando un consultor o profesional independiente para ayudarlo a mejorar su sitio web, renovar su red de comunicaciones, reconstruir sus bases de datos, rediseñar un proceso o servicio, definir su estrategia, generar un nuevo producto, construir una nueva planta, etc. Una sana recomendación que puedes seguir es elaborar una solicitud de propuestas, el RFP puede ser una de tus  herramientas más valiosas al momento de tomar importantes decisiones para tu proyecto.

Un RFP es un documento que contiene una lista detallada de los requerimientos de tecnología y de negocio para un proyecto o programa dado. Este documento es enviado típicamente a un grupo de proveedores pre-seleccionado con el fin de pedirles sus propuestas, obteniendo  lo mejor de ellos y al mismo tiempo cubriendo las necesidades de la organización.

Escribir un RFP requiere una buena cantidad de tiempo y esfuerzo, por lo que es muy recomendable que la organización establezca con claridad bajo qué criterios se deberá forzosamente emitir un RFP. Por ejemplo, dependiendo del presupuesto de los proyectos que maneja su organización, podría establecerse que aquellos proyectos que se estimen por debajo de los $100,000.00 pesos, no requieran la elaboración de un documento de esta naturaleza. O bien, se puede tomar en cuenta la importancia estratégica de un proyecto para exigir la elaboración de un RFP aun cuando la inversión asociada no sea significativa.

Si decides llevar a cabo e proceso de elaboración del RFP pero nunca has participado en uno, considera la contratación de un consultor para ayudarte a hacer el borrador del documento.

Para iniciar, hemos preparado algunas consideraciones básicas para cada fase del proceso de generación del RFP. La longitud y el contenido de cada RFP así como la duración de las actividades para escribirlo,  variará en función de las características del proyecto (alcance, presupuesto, tiempo disponible, complejidad) y de la organización (políticas, número de actores, entendimiento de los requerimientos, etc.). Por ejemplo, en algunos casos, la sola elaboración del RFP se maneja como un proyecto independiente dada la importancia estratégica del proyecto que será llevado a cabo.

¿Qué tipos de documentos existen para conducir el proceso de compras?

Específicamente en la fase de planeación y aunque pueden variar en nombre de organización a organización, los documentos más comunes son:

  • Solicitud de Información (RFI)
  • Solicitud de Propuestas (RFP)
  • Solicitud de Cotización (RFQ)

Aunque muchas veces los términos son usados a manera de sinónimos, existen en realidad diferencias significativas entre estos documentos. A continuación los explico en orden de aparición en el proyecto:

 Solicitud de Información – Request for Information  (RFI)

Este documento, usado para planear, es comparable a una hoja de características. En el caso de proyectos muy pequeños, este documento puede ser usado de igual forma para tomar la decisión.

Solicitud de Cotizaciones – Request for Quote (RFQ)

Este documento es más apropiado si necesita obtener los precios de un producto o servicio ya empaquetado o tipo commodity, como correo electrónico o bien, hospedaje de páginas. El RFQ se usa si ya se tienen preparados los requerimientos y la decisión será tomada con base en un análisis cuantitativo de las propuestas de precio de los participantes.

Solicitud de Propuestas – Request for Proposals (RFP)

Este documento es más complejo de preparar que cualquiera de los dos anteriores. A menudo involucra el elaborar un conjunto de criterios de evaluación más extenso y complejo, basados no solo en precio, sino en el costo total de propiedad (es decir, que tanto encaja el producto en la infraestructura tecnológica de la organización) y la compatibilidad de la solución y el proveedor con la cultura y objetivos de la organización.

 ¿Cuándo necesita un RFP mi organización?

El RFP se redacta usualmente al final de la fase de análisis de requerimientos de un proyecto. Entre más complejo, de alto impacto y de larga duración sea el proyecto, el RFP será de mayor valor para la organización. En proyectos pequeños (Por ejemplo aquellos con presupuestos menores de 10,000.00 dólares) quizá no valga la pena el esfuerzo a menos que el impacto del la solución sea substancial para la estrategia de la organización. Si tienes un proyecto mucho más pequeño o simple, quizás quieras considerar un proceso de evaluación informal en lugar de seguir todo el protocolo que conlleva un RFP.  A continuación te presentamos una tabla que te puede apoyar esta decisión.

Criterios Proceso Formal Proceso Informal
Presupuesto estimado Mayor de 10,000.00 Menor o igual a 10,000.00
Duración estimada Varios meses o años Algunas semanas
Impacto para la organización Moderado – Alto Bajo – Moderado
Espectro de soluciones Amplio rango de soluciones / opciones Rango reducido de opciones y soluciones
Longitud aproximada del documento De 20 hojas en adelante Menos de 10 hojas
Nivel de detalle Mayor Visión general, visión de alto nivel

 ¿Por qué es necesario un RFP?

 El RFP es una herramienta extremadamente valiosa para asegurar que los proveedores entreguen las soluciones exactas que tu proyecto necesita. Las principales ventajas de usar esta herramienta son:

  • Alineación interna: Obliga a la organización a establecer con claridad las necesidades existentes antes de involucrar a un proveedor.
  • Propuestas más precisas: Permite a los proveedores entender claramente las necesidades de su posible cliente de modo que pueda preparar una propuesta mejor y más precisa en términos de costos y tiempos.

  • Soluciones comparables: Asegura que cada proveedor recibe el mismo tipo de requerimientos y por lo tanto producir soluciones similares y comparables.

  • Transparencia: En compras de mayor cuantía, el RFP es el antídoto ideal para evitar o reducir suspicacias y para evitar caer en favoritismos.

Prerrequisitos para un proceso de integración de un RFP exitoso

El proceso de escribir una Solicitud de Propuestas puede ser realmente complicado pues involucra a muchos actores, tanto dentro como fuera de tu organización. Dado que también involucra una inversión significativa, tanto en aspecto humano como financiero, puede también ser una actividad que requiera personal de alto perfil. Por lo tanto, es altamente recomendable que cuentes con los siguientes requisitos antes de que arranques este proceso:

  • Identifica las metas y objetivos organizacionales
  • Identifica los actores clave
  • Identifica los objetivos del proyecto

Consejos adicionales

Otros puntos a considerar al preparar un RFP:

  • Un RFP no es un contrato: Este documento representa sólo una lista de requerimientos. No debe ser confundido con una oferta de trabajo. Para ello, necesitarás un contrato bien redactado que detalle los términos y condiciones que las partes involucradas han acordado.
  • Los proveedores deben absorber los costos de la propuesta: Cualquier gasto incurrido en preparar la propuesta debe ser cubierto solo por los proveedores que están respondiendo al RFP, no por la organización que lo origina.
  • El emisor del RFP manda en el proceso: Esto no quiere decir que puedas hacer lo que quieras, pero se puede asentar en el RFP que el solicitante se reserva el derecho de aceptar o rechazar una o todas las respuestas que reciba, aun si todos los requerimientos establecidos se cumplen.

  • Cuida la transparencia: Quizás resulte obvio pero es necesario cuidar la equidad y transparencia del proceso. Si alguno de los participantes te pide una cita para aclarar dudas, concede el mismo derecho a todos los participantes. Si algún proveedor tiene una duda, manda información con la respuesta a todos los involucrados.

  • No caigas en el juego de los proveedores: Ten cuidado con invitaciones a comer o prerrogativas que recibas de los proveedores. Aunque pueden ser muestras sinceras de su afecto, en este momento  pueden viciar el proceso. Evita cualquier acercamiento con alguno de los proveedores durante el proceso de compra y aun después verifica las políticas de tu empresa acerca de ese punto.