Autor: Tom Mochal; PMP, TSPM, ITBMC

Traducción y adaptación: Jorge Valdés Garciatorres, PMP, ITIL, CC

Revisión editorial: José Luis Flores Pérez, MDO

 

Resumen ejecutivo: Es común completar un proyecto pero no cumplir con la fecha límite o sobregirado en el presupuesto. En otras ocasiones, el cliente no obtuvo todas las características o funcionalidades que esperaba inicialmente. En algunos proyectos existe mucha fricción entre el equipo del proyecto y el cliente, por lo que el proyecto deja un mal sabor de boca en todos los participantes, aun y cuando al final, los entregables han sido producidos.

Hay cinco errores comunes que podemos encontrar en la Dirección de Proyectos, esta primera parte discurre con el primero: Definición y planificación inadecuada del proyecto.

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Es fácil olvidar que muchos proyectos acaban satisfactoriamente en realidad. Aunque probablemente no hay ningún proyecto perfecto, existe una gran cantidad de proyectos que son terminados con una mínima cantidad de problemas y estrés. Algunas veces el proyecto es 100% desastroso.

Existen múltiples causas para tener problemas en los proyectos. Sin embargo, cinco errores comunes que podemos encontrar en la raíz de muchos problemas, son:

1.         Definición y planificación inadecuada del proyecto.

2.         Una administración de cambios débil.

3.         Nula administración del plan de trabajo del proyecto.

4.         Una comunicación deficiente.

5.         Falta de procesos para administrar la calidad.

 Muchos gerentes de proyecto piensan que necesitan ser asignados al proyecto desde el inicio de la recopilación de requerimientos de negocio. Piensan que si hacen un buen trabajo, entonces estarán listos para ejecutar el proyecto.

Antes de que el trabajo del proyecto inicie, el gerente de proyecto debe estar seguro de que el trabajo a ser realizado ha sido propiamente entendido y acordado por el patrocinador y los actores clave del proyecto.

Para lograrlo, el gerente de proyecto debe trabajar con el patrocinador y actores clave del proyecto para asegurar que hay una percepción común de lo que el proyecto producirá, cuándo estará concluido, cuál será el costo, quién realizará el trabajo, cómo será realizado el trabajo y cuáles serán los beneficios.

Todos los proyectos deberían iniciar con este tipo de planificación inicial para prevenir problemas futuros, causados por puntos de vista contrapuestos en los aspectos y términos básicos del proyecto.

Problemas comunes en el proyecto

Los efectos de una pobre definición y planificación inicial, causan problemas posteriores en muchas áreas del proyecto.

Si usted no define las características mayores de un proyecto de manera anticipada es muy común encontrar diferencias en las expectativas entre los distintos actores del proyecto.

Gran cantidad de proyectos que podrían ser exitosos son considerados fallidos debido a que no cumplieron el presupuesto y la fecha límite.

Control inadecuado del alcance

Uno de los mayores aspectos incluidos en el proceso de definición del alcance del proyecto es establecer un alcance de alto nivel.

Cómo evitar los problemas

Invertir  tiempo suficiente en una buena definición y planificación del proyecto derivará en que usted tenga que dedicar menos tiempo a corregir estos problemas mientras el proyecto esté en ejecución.  No debe sorprender entonces que la mejor forma de evitar estos problemas es haciendo un buen trabajo de definición y planificación anticipada del proyecto. El gerente de proyecto puede pensar que ya conoce todo eso; sin embargo, el propósito de este trabajo es asegurar que existe un consenso entre el gerente de proyecto, el patrocinador y otros actores del proyecto.

El gerente de proyecto debe crear un plan de trabajo general para el proyecto  antes de que éste de inicio.

Adicionalmente, es de mucha ayuda contar con un conjunto acordado de procesos para dirigir el proyecto.

Si empieza a observar visiones diferentes respecto a lo que el proyecto debe alcanzar, quizás necesite completar el proceso de definición mientras el proyecto está en progreso.

Reproducido y adaptado con autorización del autor.

Tom Mochal es Presidente de TenStep, Inc. y fundador de  The TenStep Group; una red de negocios que ayuda a las organizaciones con programas de formación, consultoría y soporte basado en los procesos TenStep en varios idiomas alrededor del mundo. Galardonado en 2005 como contribuyente distinguido por el Project Management Institute (PMIâ). Es autor de los libros Lessons in Project Management y Lessons in People Management.  Escribe para numerosos websites y newsletters con más de 650 columnas publicadas sobre administración de proyectos, administración de personal, administración de procesos organizacionales, administración de calidad y el ciclo de vida del proyecto.

Jorge Valdés Garciatorres es Socio Director de la firma de consultoría de negocios TenStep Latinoamérica y Vicepresidente de Desarrollo Profesional en el PMI Capítulo México, es miembro de Toast Masters International en donde es Vicepresidente de Relaciones Públicas en el Club BIAM. Cuenta con más de 20 años de experiencia y tiene las certificaciones de Profesional en Dirección de Proyectos (PMP), la de ITIL Foundations por EXIN y la de Competent Communicator por TMI.

José Luis Flores Pérez es Director Editorial de TenStep Latinoamérica y tiene 30 años de experiencia en Dirección de Proyectos de gran envergadura en el ámbito de las Tecnologías de la Información, cuenta con una Maestría en Desarrollo Organizacional y tiene estudios de Doctorado en Ciencias de la Administración.